Pour plus d`informations et d`idées sur le budget, voir le site Web de Mango. Les besoins en matériel et le traitement des données doivent être estimés en fonction de la charge de travail impliquée et des dépenses prévues pour l`achat et la location de matériel d`entrée de données, etc. Par exemple, un retard dans l`arrivée du matériel de formation dans les centres de formation signifierait le remontage de centaines de travailleurs de terrain de recensement pour la formation. La présentation et l`adoption du budget varient selon la forme ou le style adopté ou les pratiques suivies par le pays. Pour un bureau de recensement qui opère habituellement par l`entremise de son personnel sur le terrain à divers niveaux administratifs, un système efficace de gestion des coûts et des contrôles assurerait un flux et un contrôle faciles des fonds du Bureau central aux bureaux extérieurs. Les opérations de recensement exigent des voyages approfondis pour la surveillance et une pénurie de fonds nécessaires pour voyager aura une incidence défavorable sur la qualité du recensement. Pour les grandes exploitations comme les recensements, le PERT (technique d`évaluation et d`examen des programmes) fournit une approche systématique pour une planification réaliste conforme aux dates cibles, indiquant des tâches cruciales et envisageant d`autres voies d`action à prendre et mettant en relief les ressources et les activités interreliées. Le plan de travail suivant a rompu le programme en activités gérables et a créé une chronologie des travaux. Tableau 3. Aussi, très important, est une prise de conscience du temps et des besoins en ressources pour cette opération. Etudes de méthodes, série F, no. Lectures suggérées UN (1992).
Il ne faut pas sous-estimer l`importance d`un plan de travail bien pensé. Ces informations sont indispensables pour estimer le nombre d`énumérateurs ou le nombre de machines et d`opérateurs de saisie de données nécessaires pour accomplir l`opération dans le délai prévu dans le plan de travail. La figure 3. L`évaluation de la durée de chaque activité doit reposer sur des renseignements réalistes provenant d`opérations similaires antérieures. Étant donné le grand nombre d`activités spécifiques, il est souvent plus pratique de décomposer le plan de travail général en plusieurs domaines ou phases larges; ainsi, on peut préparer un plan de travail de dénombrement de terrain, un plan de travail de formation, un plan de travail de traitement des données, etc. Il y a maintenant plusieurs progiciels disponibles pour aider à la planification et à la surveillance de projet. Pour rédiger un plan de travail, commencez par définir un objectif précis et mesurable que vous voulez accomplir, comme augmenter les ventes de 50% d`ici la fin de l`année. Dans l`intervalle, le personnel budgétaire du Bureau central garderait un compte rendu des décaissements des fonds et refléterait tous les types de dépenses engagées dans un compte général qui montrerait, sur une base actuelle, le montant dépensé pour un projet ainsi que le solde non dépensé.
Il serait également souhaitable d`inclure dans le formulaire des informations sur les extrants attendus pour le mois suivant et pour l`ensemble de l`année. Le personnel de terrain devrait être en mesure de tirer un montant, en fonction des besoins du bureau, pour le trimestre, mais pas au-delà de l`indemnité de plafond en espèces pour ce poste particulier de dépenses d`exploitation.